Dokumenty kadrowe i akta osobowe to dwa pojęcia, których zwykle używamy zamiennie. Warto jednak mieć świadomość, że nie oznaczają one dokładnie tego samego. Różnice widoczne są m.in. na poziomie archiwizacji. Sprawdź, czym różnią się dokumenty kadrowe i akta osobowe oraz jak je przechowywać.
Czym są dokumenty kadrowe, a czym akta osobowe pracowników?
Dokumenty kadrowe to szeroka kategoria, którą określamy wszelkiego rodzaju dokumentację sporządzaną przez dział kadr i płac. Należą do niej np.:
- ewidencja czasu pracy,
- dokumenty związane ze szkoleniami pracowników,
- umowy cywilnoprawne,
- zaświadczenia wydane przez pracodawcę.
Natomiast akta osobowe pracowników składają się z kilku części:
- A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
- C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
- D – dokumenty dotyczące kar nałożonych na pracownika,
- E – dokumenty związane kontrolą trzeźwości w miejscu pracy.
Można więc powiedzieć, że akta osobowe są elementem dokumentacji kadrowej, która stanowi znacznie szersze pojęcie.
Jak archiwizować akta osobowe pracowników?
Akta osobowe pracowników archiwizujemy 10 lat – zasada ta dotyczy osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Obecnie mogą być przechowywane w formie papierowej bądź elektronicznej. To pracodawca decyduje, w jaki sposób będą sporządzane i archiwizowane teczki osobowe pracowników. Natomiast w obu przypadkach kluczowe jest zachowanie zasad bezpieczeństwa, o których więcej dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-kadrowe/. Akta osobowe pracowników są być dostępne dla osób zainteresowanych, ponieważ ich przedstawienie może być konieczne na przykład celem uzyskania wyższego świadczenia emerytalnego. Udostępniane są jednak wyłącznie na wniosek byłego pracownika bądź innej osoby uprawnionej.
Archiwizacja dokumentów kadrowych – kluczowe zasady
Archiwizacja niektórych dokumentów kadrowych trwa krócej niż akt osobowych. Są to:
- dokumenty związane z rekrutacją pracownika – przechowywane 1 rok,
- dokumenty związane ze szkoleniami – przechowywane 5 lat,
- dokumenty rozliczeniowe ZUS – przechowywane 5 lat,
- dokumenty podatkowe dotyczące pracownika – przechowywane 5 lat.
Więcej o tym, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentacji kadrowej, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-kadrowe/. Przy czym, podobnie jak w przypadku akt osobowych, najważniejsze jest zachowanie zasad bezpieczeństwa. Te dokumenty także zawierają dane osobowe, dlatego wymagają szczególnej ochrony prawnej.
